Seu RH coleta dado sensível todo dia. A maioria sem base legal.

A maioria das empresas pensa que LGPD é coisa de site, cookie e política de privacidade. Não é. A relação trabalhista é, provavelmente, a área onde mais dado pessoal sensível circula dentro de uma empresa, todos os dias, sem nenhum controle. Ficha de admissão com campo de religião. Laudo médico admissional arquivado sem controle de acesso. E-mail corporativo monitorado sem que o empregado saiba. Instagram do candidato vasculhado durante a seleção. Rastreador no carro sem menção nenhuma no contrato.

Esses cinco cenários aparecem em praticamente todo RH que a gente analisa. Nenhum deles é crime por si só. O problema é que todos têm requisitos que quase ninguém cumpre. E quando o empregado vira ex-empregado insatisfeito, o caminho até a Vara do Trabalho ou até a ANPD é curto.

A ficha de admissão tem mais dado sensível do que você percebe

O formulário padrão de admissão de praticamente toda empresa brasileira coleta nome, RG, CPF, endereço, conta bancária, estado civil e número de filhos. Para esses campos, a base legal é execução de contrato (art. 7º, V da LGPD) ou cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II). Isso está dentro da ordem.

O problema começa quando o formulário pede o que não precisa: histórico de doenças da família, religião além do estritamente necessário para feriado, foto de documentos em excesso, raça ou etnia declarada sem finalidade específica. Dado sensível, na LGPD, não é só o que o senso comum acha delicado. O art. 5º, II lista taxativamente: origem racial ou étnica, convicção religiosa, opinião política, filiação a sindicato, dados de saúde ou vida sexual, dado genético e biométrico. Qualquer um desses exige base legal mais restrita, listada no art. 11, que não inclui "legítimo interesse".

Nossa leitura: passe o formulário de admissão por uma revisão de campos. Para cada campo, a pergunta é simples: por que a empresa coleta isso? Qual é a base legal? Qual é o prazo de retenção? Se não tem resposta boa para as três perguntas, o campo sai do formulário.

Exame admissional: você pode exigir, não pode arquivar qualquer coisa

O exame admissional é obrigatório pela NR-7 (PCMSO). A empresa tem não só o direito, mas a obrigação legal de realizá-lo. A base legal é clara: art. 7º, II da LGPD, cumprimento de obrigação legal. O mesmo vale para o periódico e o demissional. Até aqui, nenhum problema.

O ponto que gera confusão é o laudo médico em si. O laudo pertence ao médico e ao empregado. O que a empresa recebe é o atestado de aptidão: apto, inapto ou apto com restrição. Ponto. Arquivar o laudo completo com diagnóstico, CID e histórico médico detalhado, sem necessidade específica e justificada, é tratamento de dado sensível de saúde sem base legal suficiente. Empresas que jogam tudo no prontuário de RH, sem controle de acesso e sem prazo de descarte, estão erradas.

Na prática: o acesso ao laudo médico completo deve ser restrito ao SESMT ou ao médico do trabalho. O RH não tem razão para ver diagnóstico do funcionário. Documente isso no mapeamento de dados da empresa e revise quem tem acesso a quê no sistema de gestão de pessoal.

Monitorar e-mail corporativo tem limite, e o TST já fixou qual é

O monitoramento de e-mail corporativo é das questões mais antigas no direito do trabalho e continua gerando dúvida. A posição consolidada do TST é que o empregador pode monitorar o e-mail corporativo desde que: o endereço seja de titularidade da empresa, o empregado saiba que pode ser monitorado e a finalidade seja legítima, como segurança da informação, investigação de conduta ou compliance.

O que a LGPD acrescenta é formalidade, e isso muda bastante coisa na prática. Não basta ter política de TI na gaveta. Ela precisa ser documentada, comunicada ao empregado no onboarding ou na assinatura do contrato, e precisa estabelecer com clareza quais dados são coletados, com que finalidade e por quanto tempo os logs ficam retidos. Um e-mail corporativo monitorado sem aviso prévio documentado é tratamento sem transparência, o que cria exposição mesmo que a conduta seja permitida pela CLT.

Na prática: inclua uma cláusula de monitoramento no contrato de trabalho padrão ou no regulamento interno. Comunique no ato da contratação. Se usar software de DLP (Data Loss Prevention) ou filtro de conteúdo, mencione isso explicitamente. Não é um projeto, é uma linha de contrato.

Checar Instagram do candidato na seleção: aqui está a maior armadilha

Recrutadores fazem isso o tempo todo. Pesquisam o nome do candidato no Google, entram no Instagram, no LinkedIn, no Facebook. Parte disso é legítima, especialmente quando o perfil é público e a pesquisa é sobre competências profissionais. O problema começa quando a pesquisa captura dado sensível involuntariamente: a foto revela raça, o feed mostra convicção religiosa, o histórico de posts indica orientação sexual, a foto com recém-nascido indica gravidez recente.

Usar dado sensível coletado de redes sociais para tomar decisão de contratação é tratamento sem base legal. A empresa não consegue sustentar "legítimo interesse" (art. 7º, IX) quando o dado é sensível, porque dado sensível exige as bases do art. 11, que são mais restritivas. E o princípio de não discriminação da Lei 9.029/95 reforça o risco trabalhista independentemente da LGPD.

Nossa leitura: a pesquisa informal de redes sociais está se tornando passivo jurídico. A ANPD ainda não publicou decisão administrativa específica sobre recrutamento, mas o risco imediato é trabalhista, reintegração ou indenização por dano moral discriminatório. O mínimo é um protocolo de seleção que documente os critérios usados para aprovar ou reprovar candidatos, sem qualquer referência a dado coletado de perfil pessoal.

GPS no veículo da empresa: pode usar, mas o empregado tem que saber

Rastreamento de veículo de empresa é lícito. A empresa é proprietária do bem, tem interesse legítimo na gestão de frota, no controle de jornada de motoristas externos e na segurança patrimonial. A base legal é execução de contrato (art. 7º, V) e legítimo interesse (art. 7º, IX), devidamente documentados no contrato de trabalho ou no regulamento de uso de veículo.

O que viola a LGPD não é o rastreador em si. É a ausência de comunicação. O empregado precisa saber que o veículo tem GPS, com que finalidade os dados de localização são coletados e por quanto tempo ficam retidos. Além disso, há uma linha relevante: o rastreamento no horário de trabalho é indiscutivelmente lícito. O rastreamento fora do horário, quando o empregado usa o veículo com permissão fora do expediente, entra numa zona de proporcionalidade que precisa de justificativa mais cuidadosa.

Empresas da região com frotas de vendedores externos, técnicos de campo ou motoristas de entrega, que é a realidade de boa parte do Vale do Itajaí, precisam checar se o contrato ou o manual de uso de veículo menciona o rastreamento. Se não menciona, um adendo resolve. Uma linha de contrato, não uma adequação de meses.

O que fazer nas próximas 2 semanas

Não é preciso de um projeto completo de adequação para reduzir a exposição nos pontos acima. Seis ações pontuais já fazem diferença concreta:

• Revise o formulário de admissão: liste todos os campos e escreva a base legal de cada um. Campo sem base legal sai.
• Atualize o contrato de trabalho padrão: inclua cláusula sobre monitoramento de e-mail corporativo e uso de sistemas da empresa.
• Se usar veículo com GPS: acrescente adendo ao contrato informando o rastreamento, a finalidade e o período de retenção dos dados de localização.
• Restrinja acesso ao laudo médico: o RH acessa o atestado de aptidão, não o diagnóstico. Revise permissões no sistema de gestão de pessoal.
• Crie um protocolo mínimo de seleção: documente os critérios usados para aprovar ou reprovar candidatos. Nenhum registro deve mencionar dado coletado de perfil pessoal.
• Nomeie o encarregado (DPO): se a empresa ainda não tem indicação formal nos termos do art. 41 da LGPD, o momento é agora. Pode ser interno ou terceirizado, mas precisa ser indicado e ter canal de contato publicado.

Se um ex-empregado abrir reclamação na ANPD ou incluir violação de LGPD numa ação trabalhista amanhã, o que vai definir o tamanho do problema é se a empresa tinha documentação ou não. Esses seis pontos não são adequação completa. São o piso mínimo de quem quer ter argumento de defesa.