Banco de talentos, score e teste psicológico: onde o RH erra na LGPD

Segunda-feira de manhã, uma vaga de auxiliar administrativo fecha com 340 currículos recebidos por e-mail e formulário do site. Quatro candidatos são chamados pra entrevista. A pergunta que quase nenhuma empresa do Vale do Itajaí se faz é: e os outros 336, o que acontece com o CV deles daqui a um ano, parado numa pasta compartilhada que qualquer pessoa do RH consegue abrir?

Essa pasta é dado pessoal tratado sem prazo, sem finalidade escrita e, na prática, sem dono. É exatamente esse tipo de descuido que a ANPD já cobrou de empresa de médio porte no Sul do país. A gente separou cinco pontos que aparecem toda semana na nossa rotina de atendimento pra empresa que contrata gente: currículo parado, banco de talentos, score automático, rede social do candidato e teste psicológico.

Currículo reprovado: por quanto tempo dá pra guardar?

A LGPD não dá um número mágico aqui. Diferente do prazo de resposta ao titular, que é fixo em 15 dias (art. 19), a retenção de currículo é balizada pelo princípio da necessidade (art. 6º, III): o dado só pode ficar guardado enquanto servir a uma finalidade concreta e declarada.

Na prática: se o processo seletivo específico encerrou e não existe outra vaga aberta pra aquela função, manter o currículo "porque pode ser útil um dia" sem avisar o candidato é a falha número um que a gente encontra em auditoria de RH. Nossa recomendação, que já aplicamos em cliente de indústria têxtil aqui de Blumenau: 6 meses após o encerramento do processo, com exclusão automática depois disso, a menos que o candidato tenha aceitado explicitamente entrar no banco de talentos.

Banco de talentos: pode ter, mas não do jeito que a maioria monta

Banco de talentos é legítimo. O problema é como ele nasce. A gente vê constantemente formulário de candidatura que não menciona banco de talentos em lugar nenhum, e o RH simplesmente arquiva tudo "por precaução". Isso não tem base legal sólida.

Pra funcionar direito, o formulário precisa avisar de forma clara que os dados podem ser mantidos pra futuras oportunidades, o candidato precisa poder recusar isso sem prejuízo, e precisa existir um prazo definido de manutenção, com opção de exclusão a qualquer momento. Se a empresa é micro, pequena ou startup, o regime simplificado da Resolução CD/ANPD 02/2022 reduz a papelada, mas não isenta ninguém do dever de informar e de eliminar quando o titular pedir.

• Currículo de processo encerrado sem banco de talentos: excluir em até 6 meses
• Currículo em banco de talentos com aceite do candidato: manter por prazo definido, sugerimos 12 meses, com opção de renovação
• Pedido de exclusão feito pelo candidato: responder e eliminar em até 15 dias (art. 19)
• Encarregado (art. 41) precisa ser o canal que recebe esse tipo de pedido, não um e-mail genérico do RH

Score de candidato: seu sistema de triagem pode decidir sozinho?

Muita empresa de médio porte já usa ATS (sistema de recrutamento) que faz pontuação automática de currículo por palavra-chave ou por IA. Funciona bem pra economizar tempo. O risco aparece quando ninguém revisa o corte que o software faz.

A LGPD garante ao titular o direito de solicitar revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado (art. 20). Falando sério: se um candidato foi eliminado só porque o algoritmo não encontrou as palavras certas no currículo dele, e ele pede explicação, "o sistema decidiu" não é resposta aceitável. Documentar quem revisa manualmente antes da eliminação final é o que separa uma empresa em conformidade de uma empresa exposta.

Dá pra olhar o Instagram do candidato antes de contratar?

Aqui a gente vê os dois extremos. Checar o LinkedIn público de um candidato, olhando experiência profissional e recomendações, é uso razoável, apoiado no legítimo interesse (art. 7º, IX) e ligado diretamente à finalidade de avaliar competência pra vaga.

Vasculhar Instagram pessoal, Facebook ou grupo de WhatsApp já é outra história. Isso não tem relação com a finalidade de avaliação profissional e viola o princípio da adequação. E tem um risco extra que quase ninguém calcula: nessas redes o recrutador acaba vendo, sem querer, dado sensível protegido pelo art. 5º, II, como religião, orientação sexual, gestação ou deficiência. Se o candidato não for chamado depois, essa visita à rede social vira prova em processo de discriminação, com base na Lei 9.029/95. Nossa leitura: quanto menos o recrutador sabe sobre a vida pessoal do candidato, menor o risco jurídico da empresa.

Teste psicológico e pergunta de entrevista: onde mora o dado sensível

Teste psicológico aplicado por profissional habilitado, com laudo, trata dado de saúde mental, que é dado sensível (art. 5º, II). Isso exige base legal mais forte que o consentimento genérico do formulário de candidatura: precisa ser consentimento específico e destacado (art. 11), coletado por escrito, separado do termo geral.

Pergunta informal de entrevista também entra nessa categoria, e é onde mais vemos erro. "Você pretende ter filhos?", "qual sua religião?", "mora sozinho ou com a família?" não têm nenhuma relação com competência técnica pra vaga. Além de dado sensível tratado sem base legal, é prova direta em ação de discriminação trabalhista. Roteiro de entrevista padronizado, o mesmo pra todo candidato e todo entrevistador, resolve os dois problemas ao mesmo tempo.

O que fazer nas próximas duas semanas

• Escrever um prazo de retenção pra currículo não aprovado (recomendamos 6 meses) e colocar isso no formulário de candidatura
• Revisar o formulário pra incluir aviso claro de banco de talentos, com opção de recusa e prazo definido
• Se usa ATS com pontuação automática, criar uma etapa documentada de revisão humana antes de eliminar candidato
• Montar roteiro fixo de entrevista sem pergunta sobre religião, filhos, gravidez ou vida pessoal
• Se aplica teste psicológico, formalizar consentimento específico e separado, por escrito, antes da aplicação
• Confirmar quem é o encarregado que recebe pedido de exclusão de currículo, e testar se ele responde dentro de 15 dias

Nenhum desses seis pontos exige sistema novo ou investimento alto. Exige decisão escrita e formulário ajustado. É o tipo de ajuste que dá pra fechar numa tarde, e que muda completamente a exposição da empresa numa fiscalização ou numa reclamação de ex-candidato.